Ein Logistik-Unternehmen verkauft Versandlabels über den eigenen Onlineshop: Kundinnen und Kunden geben ihre Sendungsdaten ein, bezahlen und haben kurz darauf das fertige Label im Postfach. Im Standardprozess läuft das vollautomatisch, von der Bestellung bis zum Label in 1 bis 2 Minuten.
Ausgangslage
Vorher steckte in jeder Sendung Handarbeit. Die Versandtarife lagen in Excel-Listen, gestaffelt nach Zielland, Gewicht und Service. Jede Preisauskunft wurde von Hand herausgesucht, jede Bestellung einzeln in das Portal des Versanddienstleisters übertragen, und parallel pflegte das Team eine eigene Tabelle für die Disposition. Das funktioniert, kostet aber bei jeder Sendung Zeit, ist fehleranfällig und wächst nicht mit.
Die Lösung
Heute läuft der gesamte Ablauf als durchgängiger, automatisierter Prozess. Aus Kundensicht bleibt es einfach: bestellen, bezahlen, Label erhalten. Im Hintergrund wird der passende Tarif automatisch berechnet, nach dem Zahlungseingang die Rechnung erstellt und das Versandlabel direkt über die Schnittstelle des jeweiligen Versanddienstleisters erzeugt und zugestellt. Bestell- und Sendungsdaten fließen automatisch in die Dispositionsübersicht des Teams, niemand überträgt mehr Daten von einem System ins andere.
Das Ergebnis
- Im Standardprozess läuft der Verkauf vollautomatisch, vom Bestelleingang bis zum fertigen Label.
- Ein durchgängiger Ablauf für Tarif, Zahlung, Rechnung und Label statt vier getrennter Arbeitsschritte.
- Tarife werden zentral gepflegt, Preisfehler durch veraltete Excel-Listen entfallen.
- Seit 2025 im Produktivbetrieb, stabil genug, dass das Versandgeschäft darauf aufbaut.
Mein Beitrag
Den Onlineshop selbst hat das Unternehmen aufgesetzt. Mein Part war die komplette Automatisierungsschicht darauf: die automatische Tarifberechnung im Shop und sämtliche Workflows, orchestriert mit n8n, von der Label-Erstellung über die Status-Automatik bis zur Disposition, umgesetzt, getestet und in den Betrieb übergeben.
Zur Übergabe gehört, dass sich das System im Fehlerfall selbst meldet: Schlägt ein Schritt fehl, etwa weil eine Schnittstelle nicht antwortet, geht automatisch eine Fehlerdiagnose mit allen Details per E-Mail raus, und der Vorgang lässt sich gezielt manuell anstoßen. Automatisierung heißt nicht, die Kontrolle abzugeben.
Auch nach der Übergabe betreue ich das System weiter: neue Tarife, zusätzliche Services, Ausbau des Setups. Wie ich solche Projekte angehe, steht unter KI-Automatisierung.
Wo überträgt Ihr Team noch Daten von Hand zwischen Systemen?
Ob Versand, Bestellabwicklung oder ein anderer wiederkehrender Prozess: Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren Fall an, was sich automatisieren lässt und was sich zuerst rechnet.
Erstgespräch anfragen →